HUBUNGAN KEWAJIBAN E-PURCHASING PADA K/L/D/I DENGAN KEWENANGAN PA/KPA DAN PPK

<![endif]-->

“HUBUNGAN KEWAJIBAN E-PURCHASING PADA K/L/D/I DENGAN KEWENANGAN PA/KPA DAN PPK”

Sebelum berbicara mengenai kewajiban e-Purchasing pada K/L/D/I sebaiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa itu “e-Purchasing” berdasarkan Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2015. E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. Katalog Elektronik adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga Barang/Jasa tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah. Dasar pencantuman barang/jasa dalam katalog Elektronik (e-Catalogue) adalah Kontrak Katalog antara Kepala LKPP dengan Penyedia Barang/Jasa (Katalog Nasional) atau Penyedia Barang/Jasa kepada Kepala Daerah/Pejabat yang ditunjuk oleh Kepala Daerah (Katalog Lokal). e-Purchasing dilaksanakan melalui aplikasi e-Purchasing pada SPSE yang dikembangkan dan dikelola oleh LKPP. Aplikasi e-Purchasing adalah aplikasi perangkat lunak Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) berbasis web yang terpasang di server Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang dapat diakses melalui website Layanan Pengadaan Secara Elektronik. Para pihak yang berhak melakukan transaksi pada e-purchasing berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 dan perubahan terakhirnya Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 (Perubahan Keempat) Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah pasal 110 ayat 5 “E-Purchasing dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan/PPK atau pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi”. Dalam Perka LKPP pejabat yang bertugas untuk melakukan pemesanan barang/jasa dalam e-Purchasing  adalah Pejabat Pemesan (PPK, Pejabat Pengadaan atau Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Instansi/Institusi).

Pada Perpres, K/L/D/I diwajibkan melakukan pengadaan barang/jasa e-Purchasing sesuai pasal 110 ayat 4 dan Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 3 Tahun 2015 point 1. Kewajiban dalam e-Purchasing sering menjadi perdebatan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Contohnya dalam satu paket pekerjaan ada beberapa item barang yang tercantum di e-Catalogue dan sebagian besar tercantum di e-Catalogue. Hal ini akhirnya menyebabkan terjadinya permasalahan dalam penetapan pembelian melalui e-Purchasing. Selain itu dalam Perpres dan SE LKPP tidak dijelaskan pihak manakah dalam K/L/D/I yang wajib menetapkan pembelian melalui e-Purchasing. Untuk mengurai permasalahan tersebut, saya mencoba melihat dari tugas dan kewenangan masing-masing pihak dalam K/L/D/I yang ada dalam organisasi pengadaan yaitu PA/KPA dan PPK.   

1.  Hubungan Kewenangan PA/KPA dengan Kewajiban e-Purchasing. Pada pasal 8 ayat 1 huruf a PA/KPA memiliki kewenangan dalam   menetapkan Rencana Umum Pengadaan (RUP). Dalam penetapan RUP ada beberapa kegiatan yang dilaksanakan oleh PA/KPA berdasarkan Perpres pasal 22 ayat 3 yaitu kegiatan identifikasi kebutuhan, menyusun dan menetapkan rencana anggaran biaya, menetapkan kebijakan umum pengadaan, menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK). Kewajiban pengadaan barang/jasa melalui e-Purchasing pada PA/KPA dapat dilaksanakan pada tahap kegiatan identifikasi kebutuhan. Dalam identifikasi kebutuhan, PA/KPA melakukan kegiatan analisa pasar melalui identifikasi ketersediaan barang serta jumlah penyedia yang tersedia di pasar dan identifikasi paket-paket pekerjaan sesuai dengan volume dan spesifikasi barang/jasa ada dalam rencana kebutuhan barang/jasa K/L/D/I. PA/KPA melakukan analisa pasar dengan membentuk tim survei dan tim analisis data pasar. Analisis pasar dapat melibatkan tim teknis, bagian perencanaan, bagian keuangan, pengguna akhir, PPK dan ULP. Dengan kewajiban e-Purchasing maka dalam analisa pasar maka PA/KPA dibantu dengan tim untuk memprioritaskan pemilihan barang/jasa yang telah tercantum pada e-Catalogue sehingga pemaketan pekerjaan-pekerjaan dan penetapan RUP sudah mengarah pada kebijakan pengadaan barang/jasa melalui e-Purchasing.

2. Hubungan Kewenangan PPK dengan Kewajiban e-Purchasing. PPK dalam persiapan pemilihan Penyedia Barang/Jasa memiliki kewenangan untuk melakukan pengkajian ulang paket pekerjaan pada RUP sesuai pasal 33 dan 34. PPK dapat mengundang ULP/Pejabat Pengadaan dan tim teknis untuk melakukan pengkajian ulang (pembahasan) terhadap rencana umum pengadaan. Kaji ulang yang dilakukan PPK salah satunya adalah kebijakan umum pada RUP. Dalam kaji ulang kebijakan umum, PPK hanya melakukan pengkajian ulang terhadap pemaketan pekerjaan. PPK mengkaji ulang pemaketan pekerjaan untuk meneliti dan memastikan apakah pemaketan yang ditetapkan oleh PA/KPA selain telah mendorong persaingan sehat, efisien, meningkatkan peran Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta Koperasi Kecil, dan penggunaan produksi dalam negeri. Dengan kewajiban pengadaan barang/jasa melalui e-Purchasing maka PPK juga memastikan pemaketan pekerjaan telah diarahkan oleh PA/KPA untuk pengadaan barang/jasa melalui e-Purchasing. Apabila ditemukan paket pekerjaan yang dalam pada saat pengkajian ulang terdapat item barang/jasa yang baru tercantum atau dalam proses pencantuman dalam e-Catalogue. Maka sesuai dengan kewenangan PPK pada kaji ulang sesuai pasal 34 ayat 4 huruf a, PPK mengusulkan perubahan paket pekerjaan kepada PA/KPA. Pertimbangan PPK didasarkan pada pasal 34 ayat 3 huruf c yaitu  mempertimbangkan jenis, sifat dan nilai Barang/Jasa serta jumlah Penyedia Barang/Jasa yang ada dalam hal ini salah satunya adalah barang/jasa yang tercantum atau dalam proses pencantuman dalam e-Catalogue.

Tetapi untuk beberapa hal tertentu PA/KPA dan PPK dapat mengabaikan kewajiban pembelian melalui e-Purchasing sesuai dengan Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 3 Tahun 2015 point 2 yaitu :

a.  Barang/Jasa belum tercantum dalam e-Catalogue;

b.  Spesifikasi teknis barang/jasa yang tercantum pada e-Catalogue tidak sesuai dengan spesifikasi teknis yang dibutuhkan oleh K/L/D/I;

c. Penyedia barang/jasa tidak menanggapi pesanan sedangkan kebutuhan terhadap barang/jasa tersebut mendesak dan tidak dapat ditunda lagi;

d. Penyedia barang/jasa tidak mampu menyediakan barang baik sebagian maupun keseluruhan dalam jangka waktu yang ditentukan dalam rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa karena kelangkaan ketersediaan barang (stock);

e.   Penyedia barang/jasa tidak mampu melayani pemesanan barang/jasa karena keterbatasan jangkauan layanan penyedia barang/jasa;

f.  Penyedia barang/jasa tidak dapat menyediakan barang/jasa sesuai dengan jangka waktu yang telah ditetapkan setelah Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)/Pejabat yang ditetapkan oleh Pimpinan Institusi menyetujui pesanan barang/jasa;

g. Penyedia barang/jasa dikenakan sanksi administratif berupa penghentian sementara dalam sistem transaksi e-Purchasing; dan/atau

h.  Harga Katalog Elektronik pada komoditas online shop dan hasil negosiasi harga barang/jasa melalui e-Purchasing untuk komoditas online shop pada periode penjualan, jumlah, merek, tempat, spesifikasi teknis,dan persyaratan yang sama, lebih mahal dari harga barang/jasa yang diadakan selain melalui e-Purchasing.

Dimana, ketentuan huruf c sampai dengan huruf h berlaku jika dalam satu komoditas dan/atau spesifikasi barang/jasa hanya terdapat satu penyedia barang/jasa yang terdaftar di dalam e-Catalogue.

Kesimpulan :

1. Kewajiban pembelian e-Purchasing pada K/L/D/I adalah kewenangan pada PA/KPA dan PPK.

2.  PA/KPA berkewajiban menetapkan sebanyak-banyaknya item barang/jasa yang ada dalam e-Catalogue sesuai kebutuhan K/L/D/I dalam tahap idenfikasi kebutuhan dalam RUP dan pemaketan pekerjaan-pekerjaan.

3.  PPK berkewajiban melakukan kaji ulang pemaketan pekerjaan dengan meneliti serta memastikan item barang/jasa pada paket pekerjaan yang ditetapkan PA/KPA  sudah sesuai dengan kewajiban K/L/D/I dalam e-Purchasing.     

Dasar Hukum/Aturan :

1.  Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 (Perubahan Keempat) Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2.     Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2015 tentang e-Purchasing.

3.  Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 3 Tahun 2015 tentang Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui E-Purchasing.