PENGADAAN PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE) APLIKASI PADA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

“PENGADAAN PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE) APLIKASI PADA PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH”

Dalam upaya pemerintah berupaya meningkatkan kualitas dan kuantitas dari layanan publik berbasiskan teknologi informasi melalui e-Government dengan berbagai pengembangan pemanfaatan komputer, jaringan komputer, dan teknologi informasi. Salah satu pengembangannya adalah dengan pengadaan perangkat lunak (software) untuk mendukung pelaksanaan e-Government.

Sebelum berbicara mengenai pengadaan perangkat lunak (software) aplikasi pada pemerintah. Sebaiknya kita liat dulu pengertian perangkat lunak (sofware) berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) “Perangkat Lunak” adalah:

1. Perangkat program, prosedur, dan dokumen yang berkaitan dengan suatu sistem (misalnya sistem komputer);

2.  Bagian dari alat (komputer dan sebagainya) yang berfungsi sebagai penunjang alat utama;

Melwin (2007) mendefinisikan software sebagai berikut ”Berfungsi sebagai pengatur aktivitas kerja komputer dan semua intruksi yang mengarah pada sistem komputer. Software menjembatani interaksi user dengan komputer yang hanya memahami bahasa mesin.” Melwin (2007) membagi software menjadi 2 (dua) klasifikasi yaitu software sistem operasi dan software aplikasi. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah yang sering menjadi permasalahan adalah pengadaan paket perangkat lunak aplikasi (package software application).

Package Software Application merupakan suatu software yang dibuat oleh software house ataupun konsultan komputer ataupun organisasi yang disebarkan secara massal agar bisa digunakan oleh para pemakai komputer. Package Software Application biasanya memanfaatkan programming language yang oleh kebanyakan pemakai komputer masih dianggap terlalu sulit untuk digunakan ataupun dimanfaatkan. Dalam hal ini, pengertian Package Software Application bisa terbagai menjadi dua, yaitu Package Program dan Tailor Made Program. Package Program merupakan suatu program jadi dan pemakai komputer tinggal memanfaatkannya saja, contohnya software Microsoft Word, Excel, Power Point, dll. Sedang pengertian dari Tailor Made Program, merupakan program yang dibuat secara khusus untuk kebutuhan para pemakai, contohnya software KRS di Perguruan Tinggi, dengan software ini komputer yang ada di Perguruan Tinggi dapat menghitung IPK Mahasiswa serta menentukan berapa SKS yang dapat di ambil pada semester berikutnya. Dua-duanya dibuat oleh software house, konsultan komputer ataupun organisasi.

Dalam pengadaan Package Software Application perlu dilakukan identifikasi kebutuhan terhadap program tersebut. Identifikasi kebutuhan barang/jasa dimulai dengan merinci kebutuhan barang/jasa yang mencakup (Modul 1 LKPP):

1.  Jenis barang/jasa;

2.  Klasifikasi barang/jasa;

3.  Peruntukan barang/jasa;

Penyusunan dokumen rencana kebutuhan merupakan langkah awal yang sangat penting dalam suatu proses pengadaan, dimana jika hal ini tidak dilakukan dengan baik, akan berakibat tidak tercapainya efisiensi dan efektifitas hasil pengadaan karena barang/jasa yang dihasilkan tidak dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi. Pelaksanaan identifikasi kebutuhan Package Software Application harus mempertimbangkan hal-hal teknis sebagai berikut:

1.  Tentukan masalahnya. Tugas pertama yang harus dilakukan adalah menentukan masalah yang harus dibantu penyelesaiannya oleh sofware itu, baik input maupun outputnya. Begitu juga dengan perkembangan permasalahan dalam penggunaan software ini, apakah permasalah yang dibantu penyelesaiannya oleh software tidak berubah atau permasalah yang dibantu berubah sesuai kondisi dan kebutuhan.

2.  Kumpulkan informasi tentang software yang sesuai. Untuk software package program yang umum sudah tersedia dipasar dapat dibandingkan dengan cara melihat keunggulan dari masing – masing software sejenis dari berbagai penyedia pada majalah atau situs resmi penyedia software. Sumber informasi untuk software tailor made program dapat diperoleh melalui studi banding ke pengguna lain yang sudah menggunakan software dengan fungsi hampir sama.

3.  Persempit bidangnya. Setelah terkumpul banyak informasi tentang perangkat lunak yang sesuai, teliti lagi spesifikasi masing – masing, misalnya apakah membutuhkan perangkat keras tambahan.

4.  Lakukan evaluasi dan pembandingan secara detil. Ada banyak faktor yang harus dievaluasi pada saat menimbang pemilihan suatu software, yaitu :

·     Apakah fungsi dasar Package Progam atau Tailor Made Program itu memenuhi kebutuhan pengguna?

·   Apakah Package Progam atau Tailor Made Program itu dapat berjalan pada sistem pengguna?

·     Apakah unjuk kerjanya memadai?

·   Berapa lama instalasi untuk software Package Progam atau pengembangan program untuk software Tailor Made Program?

·     Apah mudah dalam penggunaannya?

·     Apakah tersedia dokumentasi yang memadai?

·     Apa dukungan yang dijanjikan oleh penyedia?

·     Berapa total biaya yang diperlukan?

Berdasarkan identifikasi kebutuhan di atas maka dapat ditentukan jenis Package Software Application yang diperlukan pengguna. Kebutuhan software tersebut  harus disusun berdasarkan klasifikasi barang/jasa sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143 Tahun 2015. Dalam peraturan tersebut software diklasifikasi dalam belanja modal karena merupakan aset tetap  yang mempunyai ciri–ciri/karakteristik sebagai berikut: berwujud, akan menambah aset pemerintah, mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun, nilainya material (di atas nilai kapitalisasi). Sementara itu ciri-ciri aset tetap lainnya adalah akan menambah aset pemerintah, mempunyai masa manfaat lebih dari 1 tahun, dan nilainya relatif material (di atas nilai kapitalisasi).

Peraturan Menteri Keuangan nomor 120/PMK.06/2007 tentang Penatausahaan BMN menyatakan bahwa Nilai Satuan Minimum Kapitalisasi Aset Tetap adalah pengeluaran pengadaan baru dan penambahan nilai aset tetap dari hasil pengembangan, reklasifikasi, renovasi, dan restorasi, meliputi : pengeluaran untuk per satuan peralatan dan mesin, dan alat olah raga yang sama dengan atau lebih dari Rp 300.000 (tiga ratus ribu rupiah); dan pengeluaran untuk gedung dan bangunan yang sama dengan atau lebih dari Rp10.000.000,00 (sepuluh juta rupiah).

Contoh pengeluaran yang masuk kategori belanja modal pada Peraturan Menteri Keuangan adalah sebagai berikut ( Lampiran I PMK 143 Tahun 2015, halaman 25):

1.     Pembelian memory PC, upgrade PC

2.     Pembelian meubelair, dispenser

3.     Pembuatan jalan, irigasi dan jaringan

4.     Overhaul kendaraan dinas

5.     Biaya lelang pengadaan aset

6.     Perbaikan jalan kerikil ke hotmix

7.     Pembelian tape mobil dinas

8.     Penambahan jaringan dan pesawat telepon

9.     Penambahan jaringan listrik

10.  Perjalanan dinas pengadaaan aset

11.  Pembayaran konsultan perencanaan pembangunan/gedung dan bangunan

12.  Perbaikan atap dari seng ke multiroof

13.  Pengadaan peta/jaringan/software/lambang instansi/alat kesehatan

14.  Pembuatan film

15.  Pekerjaan interpretasi citra satelit

Untuk lebih rincinya, pada Perdirjen Nomor Per-80/PB/2011 tentang penambahan dan perubahan akun pendapatan, belanja, dan transfer pada BAS, akun 536111 - Belanja Modal Lainnya digunakan untuk memperoleh aset tetap lainnya dan Aset lainnya yang tidak dapat diklasifikasikan dalam belanja modal tanah, peralatan dan mesin, gedung dan bangunan, jalan, irigasi dan jaringan. Digunakan untuk mencatat memperoleh aset tetap lainnya dan aset lainnya sampai dengan siap digunakan. Belanja modal lainnya dapat digunakan untuk pengadaan software, pengembangan website, pengadaan lisensi yang memberikan manfaat lebih dari satu tahun baik secara swakelola maupun dikontrakkan kepada Pihak Ketiga.

Pada Perpres Nomor 54 tahun 2010 dan perubahan terakhirnya tentang Pengadaan Barang/jasa Pemerintah, jenis – jenis pengadaan barang/jasa dikelompokkan menjadi 4, yaitu: pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya dan jasa konsultansi, baik yang dilakukan melalui swakelola maupun melalui Penyedia. Definisi dari barang/jasa tersebut adalah sebagai berikut:

1. Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang  dapat diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan oleh pengguna barang.

2. Pekerjaan konstruksi adalah seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pelaksanaan konstruksi bangunan atau pembuatan wujud fisik lainnya.

3.  Jasa konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).

4. Jasa lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, pelaksanaan pekerjaan konstruksi dan pengadaan barang.

Jenis pengadaan software ditentukan berdasarkan identifikasi kebutuhan. Untuk pengadaan software Package Program yang sudah jadi, tidak memerlukan pengembangan dan memiliki hak paten maka dilakukan dengan metode pengadaan barang. Contohnya adalah pengadaan software laboratorium teknik berupa software Autocad, SAPP, Matlab dan lain sebagainya. Tetapi untuk pengadaan software Tailor Made Program yang disesuikan dengan kebutuhan pengguna dan memerlukan pengembangan sistem atau program, maka pengadaan tidak boleh ada hak paten. Pengadaan software Tailor Made Program yang masih memerlukan pengembangan dilakukan dengan pengadaan jasa konsultansi. Pengadaan  software Tailor Made Program melalui  pengadaan jasa konsultansi yang dibiayai oleh APBN/APBD tidak boleh dipatenkan oleh penyedia jasa konsultansi. Penyedia jasa konsultansi bertanggung jawab untuk alih pengetahuan dan pelatihan kepada administrator IT pengguna. Alih pengetahuan yang dimaksud mencakup:

1.  Rancangan database,

2.  Rancangan business process;

3.  Alur kerja antar modul, coding, report;

4. Troubleshooting configuration dan coding.

Kesimpulan :

1.  Pengadaan software dalam pemerintahan biasanya berupa Package Software Application bisa terbagai menjadi dua, yaitu Package Program dan Tailor Made Program.

2. Pengadaan Package Software Application dilakukan berdasarkan identifikasi kebutuhan yang mempertimbangkan beberapa hal teknis seperti permasalahan yang ditangani oleh software, informasi mengenai software yang akan digunakan, pemilihan software dipersempit sesuai bidangnya/ kebutuhannya, serta lakukan evaluasi dan perbandingan secara detail dalam pemilihannya

3. Pengadaan software dalam klasifikasi barang/jasa dimasukan dalam belanja modal karena mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun dan nilainya lebih dari Rp 300.000 (tiga ratus ribu rupiah)

4. Software Package program dikategorikan  pengadaan barang merupakan software yang sudah jadi dan memiliki hak paten.

5. Software Tailor made program dikategorikan  pengadaan jasa konsultansi karena masih memerlukan pengembangan dan tidak boleh dipatenkan. Selain itu juga penyedia diwajibkan untuk melaksanakan alih pengetahuan dan pelatihan kepada administrator IT pengguna.

Sumber :

1.  Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 (Perubahan Keempat) Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

2.  Peraturan Menteri Keuangan Nomor 143 Tahun 2015 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga dan Pengesahan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran.

3.    Peraturan Menteri Keuangan Nomor 120 Tahun 2007 tentang Penatausahaan BMN.

4.    Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 80 Tahun 2011 tentang penambahan dan perubahan akun pendapatan, belanja, dan transfer pada Bagan Akun Standar.

5.     Tim Penyusun Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa – Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP, 2013, Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Jilid 1, Jakarta : LKPP RI.

6.     Melwin Syafrizal Daulay, 2007, Mengenal Hardware-Software dan Pengelolaan Instalasi Komputer, Yogyakarta: Andi.

7. http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengenalan_komputer/bab10-perangkat_lunak%28software%29.pdf

8.     http://www.mudjisantosa.net/2013/04/pengadaan-program-aplikasi.html

9.    http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/sb4-6.html