PERUBAHAN SIRUP VERSI 2.3 DAN PERAN PENTING PPK

Pada saat ini SIRUP telah dikembangkan hingga versi 2.3 untuk mengakomodir perubahan peraturan mengenai perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Adapun hal – hal yang menyebabkan perubahan tersebut adalah sebagai berikut:

Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

1. Pasal 1 ayat 19 “Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa yang selanjutnya disingkat RUP adalah daftar rencana Pengadaan Barang/Jasa yang akan dilaksanakan oleh Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah”.
2. Pasal 9 ayat 1 huruf d “PA/KPA memiliki tugas dan kewenangan menetapkan dan mengumumkan RUP”.
3. Pasal 11 ayat 1 huruf a “PPK memiliki tugas menyusun perencanaan pengadaan”.
4. Pasal 18 ayat 1 “Perencanaan pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan, penetapan barang/jasa, cara, jadwal, dan anggaran Pengadaan Barang/Jasa”.
5. Pasal 18 ayat 8 “Hasil perencanaan Pengadaan Barang/Jasa melalui swakelola dan penyedia dimuat dalam RUP”.

Peraturan LKPP Nomor 7 Tahun 2018 tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

1. Pasal 1 ayat 19 “Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan yang selanjutnya disingkat SIRUP adalah sistem informasi yang dibuat dan dikembangkan oleh LKPP untuk menyusun dan mengumumkan RUP pada masing-masing Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah”.
2. Pasal 28 ayat 1 “Perencanaan Pengadaan dituangkan ke dalam RUP oleh PPK".
3. Pasal 29 ayat 1 “Pengumuman RUP Kementerian/Lembaga dilakukan setelah penetapan alokasi anggaran”.
4. Pasal 29 ayat 3 “Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui aplikasi SIRUP”.

Keputusan Deputi Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP Nomor 26 Tahun 2018 tentang Tata Cara Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP).

Aplikasi SIRUP versi 2.3 memiliki beberapa perbedaan dengan versi 2.2 yaitu adanya beberapa fitur baru yaitu :

1. User baru PPK
2. Formulir paket penyedia dan swakelola yang baru
3. Menu diskusi antar user terkait penetapan RUP
4. Inisiasi Revisi Paket oleh PPK
5. Tatacara pembuatan paket dekonsentrasi / TP wajib secara upload
6. PA/KPA terkoneksi dengan INAPROC terkait Daftar Hitam
7. Jumlah pagu paket tidak dapat melebihi pagu kegiatan

Surat Edaran Kepala LKPP Nomor 2 Tahun 2019 tentang Percepatan Pelaksanaaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Maksud dan Tujuan : Surat edaran ini dibuat dengan maksud dan tujuan untuk mendorong percepatan PBJP melalui implementasi penyusunan, pengumuman dan pelaksanaan RUP serta percepatan digitalisasi proses PBJP dan pencatatan atas hasil pengadaan barang/jasa.

Penjelasan Tindak lanjut Percepatan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

1. Agar penyusunan, pengumuman dan pelaksanaan RUP dapat diimplementasikan dengan baik, perlu dilakukan langkah – langkah sebagai berikut:

• Memastikan Satuan Kerja/Organisasi Perangkat Daerah (Satker/OPD) menyusun dan mengumumkan RUP untuk seluruh belanja pengadaan.
• Melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa sesuai dengan jadwal yang tercantum dalam SiRUP.
• Melakukan kembali penyusunan dan pengumuman RUP dalam hal terdapat perubahan/revisi paket pengadaan atau Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)/Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA).
• Melakukan konsolidasi pengadaan berdasarkan RUP di Satker/OPD maupun antar Satker/OPD.
• Mendorong terintegrasinya sistem penganggaran dengan SiRUP sehingga mempermudah penyusunan dan pengumuman RUP.
• Melakukan pengawasan terhadap proses penyusunan, pengumuman dan pelaksanaan RUP melalui aparatur pengawasan intern pemerintah.

Perubahan yang paling mendasar dari versi sebelumnya adalah adanya penambahan akun PPK karena adanya perubahan tugas dan kewenangan PPK dalam peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah. Hal ini menyebabkan perubahan kewenangan pada beberapa akun, berikut adalah tabel akun dan kewenangan pada aplikasi SIRUP versi 2.3.

1.1 Tabel Akun dan Kewenangan Aplikasi SIRUP versi 2.3

Pengguna/Akun	Kewenangan
PA K/L	Konsolidasi Paket Lintas Satker K/L Revisi Paket Konsolidasi Pengumuman Paket Konsolidasi Cetak Paket RUP
KPA K/L	Verifikasi Akun PPK  Upload File RKA-KL  Kelola Program, Kegiatan, Output, Sub Output, dan Komponen (PKOK)  Delegasi Kegiatan, Output, Sub Output, dan Komponen (KOK) ke PPK  Kelola Admin RUP  Unggah Dana Dekon/TP  Menyerahkan Dana Dekon/TP  Pembatalan Final Draft Paket  Pengumuman Paket RUP  Konsolidasi Paket Dalam Satker  Revisi Paket Yang Sudah Diumumkan  Cetak Paket RUP  Kelola Struktur Anggaran
PPK	Delegasi KOK ke Admin RUP Identifikasi Pemaketan Membuat Paket Penyedia, Swakelola, dan Penyedia Dalam Swakelola Finalisasi Draft Paket Konsolidasi Antar Paket Ubah Paket Yang Belum Diumumkan Inisiasi Revisi Paket
Admin RUP	Identifikasi Pemaketan Membuat Paket Penyedia, Swakelola, dan Penyedia Dalam Swakelola Membuat Paket Dekon/TP Ubah Paket Yang Belum Diumumkan

Pada Pemerintah Daerah (Pemda), akun pengguna SIRUP hanya PA, PPK dan Admin RUP. Dimana kewenangan akun PA tersebut adalah gabungan kewenangan akun PA dan KPA pada Kementerian/Lembaga (K/L). Berikut adalah skema pengumuman RUP pada aplikasi SIRUP untuk K/L dan Pemda.

Sesuai dengan perubahan peraturan dan aplikasi yang digunakan, pelaksanaan input data RUP pada aplikasi SIRUP 4.3 merupakan tugas PPK. Yaitu tugas melakukan perencanaan pengadaan berupa melakukan identifikasi pemaketan, membuat paket penyedia, swakelola, dan penyedia dalam swakelola, finalisasi draft paket, konsolidasi antar paket, ubah paket yang belum diumumkan, dan inisiasi revisi paket di SIRUP. Perencanaan pengadaan di aplikasi SIRUP dapat dilaksanakan setelah PA/KPA melakukan verifikasi akun PPK dan mendelegasikan PKOK.

Pada aplikasi SIRUP 2.3 kewenangan pada akun PA/KPA menjadi lebih ringan karena untuk beberapa tugas telah dilimpahkan ke PPK sesuai dengan kewenangan akun PPK di aplikasi SIRUP. Tetapi akun PA/KPA tetap memiliki fungsi teknis seperti pada aplikasi SIRUP 2.2. seperti pada tabel 1.1. Memperhatikan masih melekatnya fungsi teknis pada akun PA/KPA yang tidak dimungkinan untuk dilaksanakan secara langsung oleh PA/KPA. Karena seharusnya PA/KPA lebih berperan kepada pengambil kebijakan dan menetapkan RUP yang telah dibuat dan disusun oleh PPK. Oleh sebab itu, dalam fungsi teknis tersebut maka PA/KPA sesuai Perpres Nomor 16 Tahun 2018 pasal 10 ayat 4 “KPA dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa”.

Begitu pula dengan kebanyakan Kepala Dinas/Satker yang juga bertindak sebagai PPK, masih belum familiar dengan aplikasi SIRUP karena belum mendapatkan/mengikuti bimbingan teknis. Hal-hal teknis pada aplikasi SIRUP membutuhkan pemahaman akan isian teknis berupa identifikasi pemaketan (pemilihan metode pengadaan), uraian pekerjaan, spesifikasi, MAK, sumber dana, metode pemilihan, jadwal pemilihan penyedia dan jadwal pelaksanaan pekerjaan.

Terlebih-lebih sekarang aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) versi 4.3 juga telah memfasilitasi untuk proses non tender seperti pengadaaan langsung (baik melalui SPK dan pembelian langsung dengan kuitansi), penunjukan langsung dan pencatatan kegiatan swakelola. Untuk melaksanakan paket non tender di SPSE, sudah tentu hal yang wajib tersedia adalah paket tersebut telah diumumkan di SIRUP dan memiliki id paket. Artinya sekarang, Kepala Dinas/Satker atau PPK tidak hanya menginput paket pekerjaan yang dilakukan melalui tender saja tetapi juga paket pekerjaan non tender. Proses pengisian formulir isian bukan hanya proses input data saja, tetapi juga merupakan salah satu cara PPK untuk menyusun strategi pengadaan. Seperti menyusun strategi cara pengadaan, metode pemilihan, waktu pelaksanaan pemilihan, waktu pelaksanaan pekerjaan, hingga waktu pemanfaatan dan melakukan konsolidasi pengadaan. Dengan telah menerapkan strategi pengadaan dalam pengisian formulir dengan tepat. selain menyampaikan informasi PBJ yang tepat ke pelaku usaha, tetapi juga kepada pelaku pengadaan lainnya (UKPBJ/Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan). Dengan informasi SIRUP yang akurat, UKPBJ/Pokja Pemilihan dan Pejabat Pengadaan dapat dengan mudah menyusun strategi pengadaan di tahap persiapan dan pelaksanaan pengadaan. 

Memperhatikan sangat pentingnya peran SIRUP dalam proses pengadaan serta minimnya kompetensi dan waktu dalam melakukan pengelolaan dan input data Oleh PPK.  Hal ini tentunya akan menghambat proses pengadaan barang/jasa pada OPD/Satker. Untuk OPD/Satker yang sudah memiliki fungsional pengelola pengadaan barang/jasa, maka tugas tersebut dapat dibantu oleh fungsional tersebut. Hal tersebut sesuai dengan Perpres Nomor 16 Tahun 2018 pasal 11 ayat 3 “PPK dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa”. Dalam SIRUP versi 4.3, Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dapat ditugaskan oleh Kepala OPD/Satker atau PPK sebagai admin RUP dengan melimpahkan KOK yang diberi tugas untuk dikelola yang bersangkutan. 

 

Link materi tentang SIRUP 2.3.

1. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
   
2. Peraturan LKPP Nomor 7 Tahun 2018 Tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
3. Keputusan Deputi Bidang Monitoring dan Pengembangan Sistem Informasi Nomor 10 Tahun 2019 Tentang Petunjuk Teknis Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
4. Materi Kebijakan Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dan Petunjuk Teknis
5. Materi Teknis SIRUP Versi 2.3
6. Panduan Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User PPE K/L
7. Panduan Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User PA K/L
8. Panduan/ User Guide Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User KPA K/L
9. Panduan/ User Guide Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User PPK K/L
10. Panduan/ User Guide Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User Admin RUP K/L
11. Materi Teknis SIRUP Versi 2.3 Pemerintah Daerah
    
12. Panduan Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User PPE PEMDA
13. Panduan Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User PA PEMDA
14. Panduan Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User PPK PEMDA
15. Panduan/ User Guide Aplikasi SiRUP Versi 2.3 untuk User Admin RUP Pemda
    
16. User-Guide atau Panduan Pembuatan RUP untuk Dekonsentrasi atau Tugas Pembantuan
17. Mini user guide untuk admin PPE dalam melakukan pengaturan integrasi RUP