Pada pelaksanaan kontrak pengadaan barang dan jasa di pemerintah sering terjadi permasalahan yang diakibatkan perbedaan antara kondisi lapangan pada saat pelaksanaan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang ditentukan dalam dokumen kontrak. Akibat perbedaan kondisi lapangan tersebut menyebabkan harus dilakukan perubahan kontrak. Perubahan kontrak seringkali menjadi momok yang dihadapi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), khususnya apabila terdapat mata pembayaran baru yang diperlukan proses negosiasi. Negosiasi tersebut dilakukan untuk menentukan harga satuan baru dalam perubahan kontrak. Momok bagi PPK dalam menetapkan harga satuan tersebut adalah ketakutan akan adanya indikasi mark up/penggelembungan harga yang menyebabkan kerugian negara berdasarkan hasil temuan audit. Kerugian negara akibat kelalaian atau ketidaksengajaan PPK dalam negosiasi harga satuan tersebut dapat dikenakan tuntutan ganti rugi bahkan yang paling parah adalah tuntutan tindak pidana korupsi. Ketakutan akan hal tersebut seringkali menyebabkan PPK terlambat mengambil keputusan atau bahkan tidak mengambil keputusan. Hal ini menyebabkan sengketa kontrak yang berakibat keterlambatan penyelesaian pekerjaan hingga tidak selesainya pekerjaan karena penyedia menghentikan pekerjaan sepihak karena tidak adanya kesepakatan.
Perubahan kontrak, khususnya yang menyebabkan mata pembayaran baru atau penambahan volume untuk harga satuan timpang dilakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga satuan baru. Klarifikasi teknis dan negosiasi harga satuan tersebut diharapkan menghasilkan Value For Money (VFM). VFM dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dijabarkan dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 pada pasal 4 huruf a yaitu “menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia”. Seringkali dalam proses negosiasi dalam pembahasan perubahan kontrak, PPK dan Penyedia mengalami perselisihan karena perbedaan penafsiran atas perencanaan dan spesifikasi teknis. PPK selaku wakil dari pemerintah dituntut untuk menginterpretasikan hal tersebut agar bermanfaat atau menguntungkan negara. Sedangkan, penyedia menganggap perencanaan dan spesifikasi teknis sebagai dasar untuk melakukan efisiensi biaya dalam pelaksanaan kontrak agar memperoleh keuntungan yang maksimal. Untuk meminimalisir perselisihan ini agar tidak berujung pada sengketa kontrak, maka dalam negosiasi harga diharapkan dapat menghasilkan keputusan yang saling menguntungkan kedua belah pihak sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat biaya, mutu dan waktu.
Proses negosiasi sangat penting dilakukan pada saat perubahan kontrak. PPK sebagai Manajer Kontrak yang bertugas mengendalikan kontrak dalam Perturan Presiden Nomor 15 Tahun 2018 pasal 11 ayat 1 huruf k harus menguasai konsep dan metode dalam melakukan proses negosiasi. Dengan proses negosiasi yang baik diharapkan diperoleh hasil pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang terbaik dan ekonomis (VFM) untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat. Untuk memahami dasar dari negosiasi dalam pengadaan barang/jasa, maka kita perlu mengetahui pengertiannya terlebih dahulu. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) versi daring, dinyatakan bahwa :
“negosiasi/ne·go·si·a·si/ /négosiasi/ n <1> proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain; <2> penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa;”
Proses negosiasi dalam perubahan kontrak diartikan sebagai suatu proses dimana dua atau lebih pihak, dengan pandangan yang sama berdasarkan hasil klarifikasi berusaha mencapai sebuah kesepakatan untuk mencapai tujuan yang sama. Dalam hal ini tujuan tersebut adalah mendapatkan hasil pengadaan barang/jasa yang terbaik dan ekonomis (VFM). Proses negosiasi yang efektif menghasilkan biaya yang efektif dan sesuai dengan asas – asas dalam berkontrak. Dalam proses negosiasi, hal yang tidak bisa dipisahkan adalah klarifikasi. Sebelum melakukan negosiasi, sebaiknya PPK melakukan klarifikasi terlebih dahulu terhadap usulan perubahan kontrak yang diajukan oleh Penyedia. Pengertian klarifikasi berdasarkan KBBI versi daring adalah :
“klarifikasi/kla·ri·fi·ka·si/ n penjernihan, penjelasan, dan pengembalian kepada apa yang sebenarnya (tentang karya ilmiah dan sebagainya).”
Klarifikasi dalam perubahan kontrak diartikan sebagai suatu proses penjelasan terhadap suatu konten dalam usulan perubahan kontrak yang belum jelas atau terdapat keraguan yang memerlukan penjelasan lebih lanjut dari para pihak. PPK dapat meminta penjelasan tersebut terhadap kondisi lapangan dan justifikasi teknis yang menyebabkan usulan perubahan kontrak oleh penyedia. Hasil klarifikasi ini agar PPK dan Penyedia memiliki pandangan dan asumsi yang sama terhadap kondisi lapangan dan justifikasi teknis yang menyebabkan perubahan kontrak.
Berdasarkan pendapat dari ahli manajemen pasokan terdapat 3 tahapan penting dalam melakukan negosiasi yaitu Persiapan, Pertemuan dan Tindak Lanjut. Tahap persiapan merupakan salah satu tahap paling penting dalam negosiasi, untuk setiap jam negosiasi memerlukan berjam-jam persiapan. Untuk tahap pertemuan digunakan untuk melaksanakan diskusi dan pengujian asumsi terhadap usulan harga satuan baru, analisis pilihan dan tawar-menawar. Diharapkan dalam tahap pertemuan ini didapatkan kesimpulan berdasarkan kesepakatan dan membuat semua hal – hal penting yang dibahas dalam negosiasi dipahami oleh semua pihak. Setelah itu tahap terakhir adalah tindak lanjut berupa perintah perubahan kontrak oleh PPK kepada Penyedia agar pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan kesepakatan para pihak. Dalam tahap ini dipastikan bahwa semua kesimpulan/kesepakatan hasil negosiasi dituangkan dalam perubahan kontrak.
A. Persiapan Negosiasi
Tahap persiapan merupakan tahap awal terpenting dalam melaksanakan negosiasi. Falsafah lama yang berbunyi "gagal merencanakan berarti merencanakan untuk gagal" sangat tepat dalam tahapan negosiasi. Kegagalan untuk mempersiapkan negosiasi dengan baik menyebabkan tujuan yang tidak jelas dan sulit mencapai kesepakatan antara para pihak. Kebanyakan PPK sangat memandang remeh terhadap proses persiapan dan penelitian usulan perubahan sebagai dasar untuk melakukan negosiasi. Persiapan yang paling utama adalah PPK mengidentifikasi bahwa usulan perubahan kontrak yang menyebabkan mata pembayaran baru tersebut tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku. Oleh sebab itu PPK harus memahami dan mengidentifikasi serta melakukan pengujian terhadap usulan perubahan tersebut terhadap ketentuan yang berlaku sebagai berikut.
- Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 pasal 54 ayat 2 yaitu “Dalam hal perubahan kontrak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengakibatkan penambahan nilai kontrak, perubahan kontrak dilaksanakan dengan ketentuan penambahan nilai kontrak akhir tidak melebihi 10% (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam Kontrak awal.
- Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 pada bagian Lampiran angka 7.13 mengenai perubahan kontrak. Pekerjaan tambah dilaksanakan dengan ketentuan:
- tidak melebihi 10% (sepuluh persen) dari harga yang tercantum dalam perjanjian/Kontrak awal; dan
- tersedia anggaran untuk pekerjaan tambah.
Setelah menguji usulan perubahan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku, hal terpenting adalah mempersiapkan negosiasi terhadap harga satuan baru akibat adanya mata pembayaran baru. PPK dapat menyusun Harga Perkiraan Sendiri (HPS) baru untuk harga satuan pekerjaan baru tersebut. HPS digunakan sebagai dasar penilaian kewajaran harga satuan baru yang diajukan oleh penyedia. Berdasarkan Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018, HPS dihitung secara keahlian dan menggunakan data/informasi yang dapat dipertanggung-jawabkan. Karena keterbatasan waktu dalam menyusun HPS sebagai dasar dalam melakukan negosiasi maka disarankan untuk menggunakan data/informasi :
- harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa di lokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya negosiasi;
- informasi biaya/harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
- daftar harga/biaya/tarif barang/jasa setelah dikurangi rabat/potongan harga (apabila ada) yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor/agen/ pelaku usaha;
- hasil perbandingan biaya/harga satuan barang/jasa sejenis dengan Kontrak yang pernah atau sedang dilaksanakan;
- perkiraan perhitungan biaya/harga satuan yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate) untuk pekerjaan konstruksi;
Perhitungan yang paling mudah yang dapat dipraktekkan oleh PPK adalah berdasarkan hasil perbandingan biaya/harga satuan barang/jasa pada kontrak lain yang sejenis tetapi memiliki perbedaan lokasi/ waktu/ ukuran. PPK dapat menggunakan biaya/harga satuan dari kontrak tersebut untuk menyusun perkiraan harga dengan melakukan penyesuaian harga. Berikut adalah contoh kasus untuk memperjelas hal tersebut.
Contoh Kasus
PPK instasi XYZ sedang menangani pelaksanaan pembangunan gedung kantor di Kota A. Dalam pelaksanaan kontrak terdapat usulan perubahan kontrak yang menyebabkan adanya mata pembayaran baru akibat perubahan fungsi bangunan gedung. Perubahan tersebut berupa penambahan pemasangan batu alam pada pilar utama. PPK mendapatkan data untuk pekerjaan sejenis untuk biaya pekerjaan pemasangan batu alam berdasarkan kontrak yang telah selesai dua tahun yang lalu adalah Rp. 15.780.000.000,- dilokasi kota B dengan luasan sebesar 12 m2. Berdasarkan hasil pengukuruan dilapangan, luasan seluruh pilar utama yang harus ditutupi batu alam adalah 20 m2. Berdasarkan informasi dari pihak terkait indeks konstruksi dan lokasi dapat diikhtiarkan sebagai berikut.
Tahun
|
Indeks Konstruksi
|
2 tahun lalu
|
254
|
1 tahun lalu
|
260
|
Tahun sekarang
|
266
|
Wilayah/Kota
|
Indeks Lokasi
|
Kota A
|
1,025
|
Kota B
|
1,180
|
Kota C
|
1,145
|
Berdasarkan data-data tersebut diatas maka PPK dapat menghitung perkiraaan harga satuan pemasangan batu alam baru yang dipergunakan sebagai bahan dasar dalam melakukan negosiasi harga.
Diketahui :
HSB (Harga satuan 2 tahun lalu di kota B) = Rp. 15.780.000.000,-
i2 (Indeks konstruksi 2 tahun lalu) = 254
i1 (Indeks konstruksi tahun sekarang) = 266
LA (Luas di kota A) = 12 m2
LB (Luas di kota B) = 20 m2
Indeks lokasi kota A = iA = 1,025
Indeks lokasi kota B = iB = 1,180
Ditanyakan :
Harga satuan di kota A untuk waktu, lokasi dan ukuran sekarang (HSA)?
Penyelesaian :
Penyesuaian terhadap waktu
Telebih dahulu hitung tingkat bunga ekuivalen (i) menggunakan rumus sebagai berikut
( i1 / i2 ) = ( 1 + i )3
( 266 / 254 ) = (1 + i) 3 , maka i = 0,016 = 1,6 %
Dengan demikian perkiraan nilai harga satuan pemasangan batu alam sekarang dapat dihitung menggunakan rumus berikut
HSwaktu = HSB x ( 1 + i )4
= Rp. 15.780.000.000,- x ( 1 + 0,016 )4
= Rp. 16.814.417.654,-
Penyesuaian terhadap lokasi
Perkiraan harga satuan pemasangan batu alam untuk penyesuai lokasi dihitung menggunakan rumus sebagai berikut.
HSlokasi = HSwaktu x ( iA / iB )
= Rp. 16.814.417.654,- x ( 1,025 / 1,108 )
= Rp. 15.554.853.876,-
Penyesuaian terhadap ukuran
Perkiraan harga satuan pemasangan batu alam untuk penyesuai ukuran dihitung menggunakan rumus sebagai berikut.
HSA = HSlokasi x (LA / LB)
= Rp. 15.554.853.876,- x ( 12 / 20 )
= Rp. 9.332.912.326,-
Berdasarkan penyesuaian harga diatas untuk waktu, lokasi dan ukuran maka perkiraan harga satuan untuk pemasangan batu alam adalah Rp. 9.332.912.326,-. Perkiraan biaya tersebut sebagai dasar oleh PPK untuk menilai kewajaran harga satuan yang diusulkan oleh penyedia.
Perkiraan harga pada contoh diatas hanya untuk item pekerjaan yang tidak memerlukan analisa harga satuan. Untuk mata pembayaran baru pada pekerjaan konstruksi yang memiliki analisa harga satuan, maka perhitungan biaya mengacu pada harga satuan dasar kontrak asal serta mempertimbangkan harga satuan pekerjaan paket kontrak terdekat.
B. Pertemuan
Dalam tahap ini, hal paling penting dan utama yang harus menjadi perhatian PPK adalah pihak dari penyedia yang hadir dalam pertemuan negosiasi. Pada Lampiran Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 pada bagian 4.2.10 tentang “Klarifikasi dan Negosiasi Teknis dan Harga/Biaya”, wakil penyedia yang hadir merupakan personel yang berkedudukan sebagai:
- direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi;
- penerima kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi/manajer koperasi yang nama penerima kuasanya tercantum dalam akta pendirian anggaran dasar;
- pihak lain yang bukan direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi yang namanya tidak tercantum dalam akta pendirian/anggaran dasar, sepanjang pihak lain tersebut adalah pengurus/karyawan perusahaan/karyawan koperasi yang berstatus sebagai tenaga kerja tetap dan mendapat kuasa atau pendelegasian wewenang yang sah dari direktur utama/pimpinan perusahaan/pengurus koperasi berdasarkan akta pendirian/anggaran dasar;
- kepala cabang perusahaan yang diangkat oleh kantor pusat yang dibuktikan dengan dokumen otentik; atau
- pejabat yang menurut Perjanjian konsorsium/kerja sama operasi/ kemitraan/bentuk kerjasama lain yang berhak mewakili.
Setelah PPK dapat memastikan bahwa penyedia diwakili oleh pihak yang berwenang maka proses pertemuan dapat dilaksanakan. Adapun tahapan dalam pertemuan ini tahap pembukaan, pengujian, pengajuan, tawar menawar dan kesepakatan.
Tahap pembukaan adalah tahap yang penting, dimana kedua belah pihak menyampaikan analisa/usulan harga satuan baru yang utama dalam usulan perubahan kontrak yang menjadi agenda utama dalam “Negosiasi”. Pada tahap ini baik dari PPK, Penyedia dan unsur Perencanaan/ Pegawasan dapat menyampaikan daftar prioritas analisa/usulan harga satuan baru yang harus dibahas pada usulan perubahan kontrak. Dengan adanya daftar prioritas pembahasan, maka pekerjaan yang harus diambil keputusan yang cepat untuk dibahas terlebih dahulu dan menjadi topik utama dalam negosiasi. Hal ini untuk menghindari keterlambatan pengambilan kesepakatan yang menyebabkan keterlambatan penyelesaian pekerjaan.
Tahap pengujian adalah tahap dimana kedua belah pihak menguji persepsi dan pemahaman masing-masing terhadap usulan analisa biaya yang disampaikan. Pada tahap ini para pihak mengklarifikasi kebenaran informasi yang ada, asumsi dan pemahaman bahkan menggali informasi/pemahaman tambahan. Dalam tahap ini PPK dapat menggali berbagai informasi berdasarkan analisa/usulan harga satuan baru dari Penyedia. Pada tahap inilah PPK memerlukan tim atau tenaga ahli untuk menguji usulan perubahan tersebut. Berdasarkan Peraturan LKPP Nomor 9 Tahun 2018 bagian lampiran pada pada bagian 7.13 “Untuk pemeriksaan dalam rangka perubahan kontrak, Pejabat Penandatangan Kontrak dapat menetapkan tim atau tenaga ahli”. Pada Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia bidang Pengadaan Barang/Jasa (SKKNI PBJ) Nomor 70 Tahun 2016, unit kompetensi ini terdapat pada fungsi utama pengelolaan kontrak yang dilakukan PPK yaitu Membentuk Tim Pengelolaan Kontrak Pengadaan Barang/Jasa (M.749020.018.02).
Tahap usulan adalah tahap dimana para pihak mengajukan usulan berupa analisa harga satuan baru yang akan dimasukan dalam perubahan kontrak. Pada kontrak pemerintah usulan ini disampaikan terlebih dahulu oleh Penyedia berupa usulan perubahan kontrak. PPK disini lebih banyak dalam posisi menerima usulan terlebih dahulu kemudian mengajukan alternatif dan solusi baru. Pada usulan perubahan kontrak, Penyedia menyampaikan analisa/usulan harga satuan baru kepada PPK untuk disetujui. Usulan harga satuan baru dalam perubahan kontrak tidak terjadi persaingan, disinilah HPS yang disusun oleh PPK pada tahap persiapan digunakan alternatif harga satuan baru.
Tahap tawar-menawar merupakan tahap penting dalam negosiasi harga. Usulan harga satuan baru yang disampaikan oleh penyedia dalam tahap ini akan dibandingkan dengan usulan harga satuan sesuai HPS yang dipersiapkan oleh PPK dalam tahap perencanaan. Pada tahap ini dilakukan proses tawar-menawar baik dari sisi biaya, teknis dan waktu pelaksanaan. Proses tawar-menawar sebaiknya dikedepankan pendekatan Win-Win (menang-menang) terlebih dahulu agar kesepakatan yang didapatkan saling menguntungkan semua pihak. Dimana dalam negosiasi diharapkan harga hasil negosiasi minimal mendekati HPS atau dibawahnya dengan tetap menjaga terpenuhinya aspek spesifikasi dan waktu.
Tahap kesepakatan merupakan titik kritis dalam melakukan negosiasi. Tahap ini penting untuk meringkas dan menyatakan dengan jelas semua kesepakatan terhadap item pekerjaan dengan harga satuan baru. Kejelasan tersebut tidak hanya dalam kesepakatan harga tetapi juga pemenuhan terhadap syarat-syarat berupa spesifikasi dan waktu pelaksanaan. Dalam pembahasan usulan perubahan kontrak, kesepakat dalam negosiasi harga dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi dan Klarifikasi Harga. Tahap kesepakatan bukanlah akhir dari negosiasi, namun tahap ini merupakan awal dari kesepahaman dalam pelaksanaan kontrak. Dimana semua pihak puas atas kesepakatan yang diambil, semua kesepakatan juga telas diperjelas, tetapi dalam pelaksanaan kontrak cepat atau lambat akan timbul masalah baru. Oleh sebab itu maka kesepakatan dalam negosiasi tetap harus diperkuat dan dimasukan dalam perubahan kontrak.
C. Tindak Lanjut
Tindak lanjut dari proses negosiasi adalah melakukan formalisasi hasil negosiasi ke dalam perubahan kontrak. Kesepakatan dalam negosiasi tidak memiliki kekuatan yang mengikat bagi para pihak. Sehingga hasil negosiasi tersebut harus dituangkan dalam perubahan kontrak dan menjadi butir-butir perjanjian yang disepakati dalam perubahan kontrak. Hal ini dilakukan untuk keperluan para pihak menekan pihak lainnya untuk menjalankan kesepakatan hasil negosiasi (contract enforcement).
Sumber :
- Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
- Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2018 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia.
- Tim Penyusun Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa – Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP, 2013, Modul 3 Manajemen Kontrak “Perubahan Dokumen Kontrak”, Jakarta : LKPP RI.
- Tim Penyusun Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa – Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP, 2013, Modul 2 Pemilihan Penyedia Barang/Jasa “Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS) Barang/Jasa”, Jakarta : LKPP RI.
- Tim Penyusun Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa – Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP, 2013, Modul 4 Pemilihan Penyedia Barang/Jasa “Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa”, Jakarta : LKPP RI.
Tulisan lengkap beserta form contoh ini dimuat dalam Buku “Membahas Kontrak Pemerintah” yang di terbitkan oleh Forum Ahli Kontrak Pemerintah (FAKPI). Untuk pemesanan/pembelian buku dapat melalui link berikut sini atau langsung WA/Telp ke Bpk. Reza (0878-1312-1988)
Bagus artitkel nya infomatif banget , kami ada rekomendasi buat sales nih teknik negosiasi ampuh untuk sales
ReplyDelete