PERSIAPAN PEMILIHAN PENYEDIA PEKERJAAN KONSTRUKSI

Tugas dari pokja pemilihan/pejabat pengadaan salah satunya adalah untuk melakukan persiapan dan pelaksanaan pemilihan penyedia (Perpres 16/2018, pasal 12 huruf a dan 13 a). Dalam ini, Pokja Pemilihan (Pokmil) melakukan proses penunjukan langsung/tender/seleksi dan Pejabat Pengadaan (PP) melakukan proses penunjukan langsung/pengadaan langsung/e-purchasing. 

Untuk mendapatkan barang/jasa yang memberikan nilai manfaat sebesar-besarnya dari nilai uang yang dikeluarkan/value for money (VFM). Yaitu berdasarkan prinsip pengadaan barang/jasa (PBJ) yaitu tepat kualitas, tepat volume, tepat waktu, tepat lokasi, tepat biaya dan tepat penyedia. Maka harus dipersiapkan sebaik-baiknya, seperti seseorang/panitia yang mempersiapkan pelaksanakan perlombaan. Maka memerlukan waktu yang cukup dan strategi yang tepat dalam tahap persiapannya. Dimana harus dipastikan semua kelengkapan dan ketersediaan sarana prasarana untuk melaksanakan lomba. Begitu juga tata cara pendaftaran dan perlombannya nanti serta hadiah yang dipersiapkan untuk pemenang lomba. Harus sudah dipersiapkan sebelum perlombaan diumumkan dan dilaksanakan. Berarti seperti mempersiapkan perlombaaan maka semua harus sudah dipersiapkan dengan baik sebelum dilakukan proses pemilihan penyedia dan pelaksanaan kontrak. Sebagaimana semuanya harus direncanakan dan dipersiapkan seperti yang tertuang dalam Per LKPP 9/2018 maka alur tahapan sebagai berikut.

 

 

 

Proses pengadaan dimulai dari proses perencanaan pengadaan yaitu menyusun identifikasi kebutuhan untuk mendapatkan spesifikasi teknis/KAK, rencana anggaran biaya (RAB), perkiraan waktu penggunaan arang/jasa yang dibutuhkan dan cara pengadaannya. Untuk barang/jasa yang didapatkan melalui penyedia, maka Pejabat Pembuat Komitemen (PPK) dalam tahap persiapan pengadaan akan melakukan reviu dokumen perencanaan pengadaan yang telah ditetapkan Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran (PA/KPA) sebagai dasar penyusunan dokumen persiapan pengadaan. Dimana PPK memastikan ketersediaan barang/jasa dan pelaku usaha serta spesifikasi teknis/KAK dan RAB, yang ditetapkan menjadi dokumen persiapan pengadaan yaitu spesifikasi teknis/KAK, HPS dan rancangan kontrak.

PPK menyampaikan dokumen persiapan pengadaan dan permintaan pemilihan Penyedia melalui Tender/Seleksi/Penunjukan Langsung kepada UKPBJ atau kepada Pejabat Pengadaan, dengan melampirkan:

1. Surat Keputusan Penetapan sebagai PPK;
2. Dokumen Anggaran Belanja (RKA-KL/RKA-PD yang telah ditetapkan);
3. ID paket RUP; dan
4. rencana waktu penggunaan barang/jasa.

 

 

Dokumen persiapan pengadaan yang telah di tetapkan PPK tersebut kemudian di sampaikan ke Init Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) atau PP untuk dilakukan Proses Pemilihan Penyedia. Sebelum melakukan pemilihan penyedia, maka Pokmil/PP akan melakukan persiapan pemilihan penyedia. Pada pekerjaan konstruksi, proses persiapan pemilihan penyedia tersebut tertuang dalam batang tubuh Peraturan Menteri PUPR Nomor 14 Tahun 2020 (PM 14/2020). Untuk seleksi/tender/penunjukan langsung yang di sampaikan ke UKPBJ, Pokmil melakukan persiapan pemilihan Penyedia yang meliputi (PM 14/2020 pasal 39) :

1. reviu dokumen persiapan pengadaan;
2. penetapan metode pemilihan Penyedia;
3. penetapan metode kualifikasi;
4. penetapan persyaratan Penyedia;
5. penetapan metode evaluasi penawaran;
6. penetapan metode penyampaian dokumen penawaran;
7. penyusunan dan menetapkan jadwal pemilihan; dan
8. penyusunan Dokumen Pemilihan.

PP melakukan persiapan pemilihan Penyedia melalui Pengadaan Langsung yang meliputi (PM 14/2020 pasal 38):

1. reviu dokumen persiapan pengadaan;
2. penetapan persyaratan Penyedia;
3. penetapan jadwal pemilihan; dan
4. penetapan Dokumen Pemilihan Pengadaan Langsung.

lihat juga : PERMEN PUPR 14/2020 PENGGANTI PERMEN PUPR 7/2019 TENTANG "STANDAR DAN PEDOMAN PENGADAAN JASA KONSTRUKSI MELALUI PENYEDIA"

 

Pada tahap persiapan pemilihan penyedia ini seringkali PP/Pokmil abai untuk menyusun Berita Acara Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan dan Persiapan Pemilihan Penyedia. Seringkali ada stigma bahwa proses persiapan pemilihan ini hanya di lakukan oleh PP/Pokmil saja. Dimana dokumen pemilihan yang merupakan ouput dalam proses pemilihan penyedia adalah kewenangan dari PP/Pokmil yang menetapkannya. Sehingga seringkali, tahapan ini terlewatkan dan tidak didokumentasikan dengan baik oleh PP/Pokmil. Seharusnya dalam tahap reviu dokumen persiapan pengadaan, dimana PP/Pokmil mengundang PPK untuk melakukan rapat. Membahas dokumen persiapan pengadaan dan hal - hal lain tidak terkecuali seperti penetapan DED, penetapan dokumen persiapan pengadaan, syarat teknis, syarat kualifikasi, jadwal pemilihan dan penambahan persyaratan kualifikasi/teknis yang harus mendapat persetujuan dari Pejabat Tinggi Madya (APBN) dan Pejabat Tinggi Pratama (APBD) yang membidangi konstruksi dan pengawasan. Semua hal tersebut dituangkan dalam berita acara reviu persiapan pengadaan dan persiapan pemilihan penyedia yang digunakan sebagai dasar oleh PP/Pokmil untuk menetapkan dokumen pemilihan. Karena pada hakikatnya Dokumen Pemilihan yang ditetapkan oleh PP/Pokmil sebagian besar merupakan dokumen persiapan pengadaan yang ditetapkan oleh PPK. Sehingga sudah sewajarnya agar dilakukan sebagai:

1. Mitigasi risiko pokja pemilihan/pejabat pengadaan. Pada proses inilah PP/Pokmil memeriksa persyaratan-persyaratan baik teknis, kualifikasi dan administrasi yang ditetapkan sebagai syarat tender agar sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tidak menyebabkan sanggahan atau kegagalan proses tender.
   
2. Menyamakan persepsi antara PPK dan Pejabat Pengadaan/Pokja Pemilihan. Penyamaan persepsi ini menghindari  penolakan PPK atas hasil proses pemilihan penyedia oleh PP/Pokmil
   
3. Check dan ricek kelengkapan dokumen pemilihan penyedia. Memeriksa kelengkapan dokumen persiapan pengadaan yang menjadi bagian dokumen pemilihan, seperti spesifikasi teknis sesuai dengan kebutuhan dokumen pemilihan (metode pelaksanaan pekerjaan, peralatan utama, personel manajerial, bagian pekerjaan yang akan disubkontrakkan, dan dokumen RKK), HPS dan rancangan kontrak khususnya Syarat-Syarat Khusus Kontrak (SSKK)
   

Selain hal tersebut diatas, penyusunan berita acara reviu persiapan pengadaan dan persiapan pemilihan sebagai dasar akuntabilitas proses pengadaan. Sedangkan untuk pengelola pengadaan barang/jasa (jabfung PBJ) dapat digunakan sebagai bukti dukung dalam mengajukan DUPAK dan protofolio uji kompetensi baik untuk jabfung PBJ ataupun kompetensi PPK/Pokmil/PP. Berikut adalah contoh dari berita acara reviu dokumen persiapan pengadaan dan persiapan pemilihan penyedia yang saya dapatkan dalam kegiatan "Refreshment Fasilitator Peraturan Menteri PUPR Nomor : 7/PRT/M/2019 tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia", dimana sudah disesuaikan dengan PM 14/2020.

• Slide Presentasi Persiapan Pemilihan Penyedia
  
• Berita Acara Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan dan Persiapan Pemilihan Penyedia
• Lampiran Berita Acara Reviu Dokumen Persiapan Pengadaan dan Persiapan Pemilihan Penyedia