PEJABAT/PANITIA PENELITI PELAKSANAAN KONTRAK (NEW)

Pada pelaksanaan kontrak rentan terjadi adanya perubahan (adendum) kontrak akibat perbedaan kondisi lapangan dengan gambar dan/atau spesifikasi teknis/KAK dalam dokumen kontrak. Perubahan kontrak tersebut berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang “Pengadaan Barang/Pemerintah” dapat dilakukan oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) bersama dengan penyedia meliputi :

a.  menambah atau mengurangi volume yang tercantum dalam Kontrak;

b.  menambah dan/atau mengurangi jenis kegiatan;

c.  mengubah spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi lapangan; dan/ atau

d.  mengubah jadwal pelaksanaan

artikel terkait :  E-BOOK KONSTRUKSI

Tata cara perubahan kontrak diatur pada Syarat – Syarat Umum Kontrak (SSUK) dalam Standar Dokumen Pengadaan (SDP) yang disusun oleh Kementerian PUPR. Untuk melakukan perubahan kontrak, PPK dapat dibantu oleh Pejabat/Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak (P3K). Beberapa point mengenai P3K yang termuat pada Permen PUPR nomor 7 tahun 2019, yaitu dalam SSUK  adalah sebagai berikut:

1. Dibentuk oleh Pengguna Anggaran (PA)/ Kuasa Pengguna Anggaran (KPA).

2.  Membantu PPK dalam pemeriksaan bersama diawal pelaksanaan kontrak. P3K dapat membantu PPK pada tahap awal pelaksanaan kontrak untuk melakukan pemeriksaan lokasi bersama – bersama untuk pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi lokasi pekerjaan untuk setiap rencana mata pembayaran yang dalam pekerjaan konstruksi sering disebut dengan Mutual Check 0% (MC0). Apabila dalam pemeriksaan bersama mengakibatkan perubahan isi Kontrak, maka harus dituangkan dalam adendum Kontrak atau dalam pekerjaan konstruksi dituangkan dalam Berita Acara MC0.

3. Memberikan pertimbangan kepada PPK dalam perubahan kontrak termasuk juga perubahan jadwal.

Tugas dan fungsi P3K yang spesifik, khususnya untuk pekerjaan konstruksi terdapat pada Surat Edaran Direktorat Jenderal Bina Marga Nomor : 02/Se/Db/2016 tanggal 4 Mei 2016 tentang “Prosedur Standar Pelaksanaan Perubahan (Adendum) Kontrak”. P3K dalam surat edaran ini merupakan Panitia/Pejabat yang ditugaskan oleh Kepala Satuan Kerja (Satker) untuk melaksanakan pembahasan bersama usul perubahan kontrak dengan unsur-unsur terkait seperti PPK, Pengawas Pekerjaan, Penyedia Jasa dan Unsur Perencanaan. Pengawas pekerjaan dapat terdiri dari Konsultan Pengawas, Direksi Teknis dan Direksi Lapangan sedangkan untuk unsur perencanaan terdiri dari Konsultan Perencana dan Pengelola Teknis/Tim Teknis. Adapun tugas dan fungsi P3K dalam perubahan kontrak adalah sebagai berikut :

1. Melakukan Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak. Pembahasan yang dilakukan harus mencakup semua aspek sebagai berikut :

-      Perubahan lingkup pekerjaan;

-      Perubahan desain, termasuk adanya mata pembayaran baru;

-      Perubahan jangka waktu pelaksanaan;

-      Perubahan nilai kontrak.

2.  Melakukan peninjauan ke lokasi pekerjaan untuk melakukan pengukuran dan pemeriksaan detail kondisi pekerjaan (Mutual Check/MC)

3.  Melakukan Negosiasi Harga Satuan. Jika di dalam usulan perubahan kontrak terdapat pekerjaan yang menggunakan mata pembayaran baru, maka P3K harus melakukan negosiasi harga mengacu pada harga satuan kontrak awal (untuk harga satuan yang tidak timpang) atau harga satuan pekerjaan yang lokasinya berdekatan. Hasil negosiasi harga dituangkan dalam Berita Acara Negosiasi Harga Satuan.

4.  Menyampaikan Laporan Hasil Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak kepada Kepala Satker. Laporan melampirkan semua dokumen pendukung seperti Laporan Kajian Teknis Lapangan, Berita Acara Mutual Check/Pemeriksaan Bersama dan Berita Acara Negosiasi Harga Satuan.

artikel terkait : NEGOSIASI HARGA DALAM PERUBAHAN KONTRAK

Pada surat edaran ini dapat kita lihat hirarki kewenangan dalam perubahan kontrak. Hirarki kewenangan ini merupakan salah satu bentuk mitigasi risiko dalam menangani perubahan kontrak, sebab perubahan kontrak dapat berdampak pada hal-hal yang berada di luar kewenangan PPK. Perubahan kontrak dapat dilaksanakan oleh PPK dalam surat edaran ini harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :

1.  Target tidak berkurang;

2.  Tidak ada perubahan desain dan mata pembayaran baru;

3.  Jangka waktu pelaksanaan tetap;

4. Nilai kontrak tetap, termasuk dengan adanya pergerseran antara perkiraan kuantitas mata pembayaran.

Apabila dalam perubahan kontrak tidak memenuhi salah satu atau lebih dari ketentuan tersebut, maka PPK secara berjenjang mengajukan usulan perubahan kontrak ke pejabat yang berwenang. Adapun kewenangan pejabat dalam perubahan kontrak untuk Dirjen Bina Marga sesuai surat edaran tersebut adalah sebagai berikut.

No	Jabatan Kewenangan	PPK	Satker	Balai Besar	Dirjen
1	Perubahan volume pekerjaan	√	√	√	-
2	Perubahan mata pembayaran baru	-	√	√	-
4	Perubahan nilai kontrak	-	√	√	-
3	Perubahan jangka waktu pelaksanaan	-	-	√	-
4	Perubahan target	-	-	-	√

Apabila usulan perubahan kontrak tersebut mengakibatkan penambahan mata pembayaran baru akibat perubahan desain tetapi penambahan nilai kontrak tidak melampaui 10% dan pagu anggaran masih tersedia, maka PPK meminta persetujuan Kepala Satker. Tetapi apabila perubahan kontrak mengakibatkan perubahan jangka waktu pelaksanaan dan/atau penambahan nilai kontrak tidak melampaui 10% dan pagu anggaran masih memenuhi atau dapat dialokasikan dari pagu anggaran kegiatan lainnya, maka persetujuan perubahan kontrak di Kepala Balai Besar. Dan bila perubahan kontrak tersebut juga mengakibatkan pengurangan target, maka persetujuan perubahan kontrak di Direktur Jenderal Bina Marga.

Tujuan pengadaan adalah memperoleh barang atau jasa untuk pencapaian kebutuhan dengan memperhatikan Value For Money (VFM). Dalam Perpres 16 Tahun 2018 hal tersebut dijabarkan dalam pasal 4 huruf a yaitu menghasilkan barang/jasa yang tepat dari setiap uang yang dibelanjakan, diukur dari aspek kualitas, jumlah, waktu, biaya, lokasi, dan Penyedia. PPK sebagai pengendali kontrak pengadaan yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan organisasi tentunya harus memperhatikan dampak-dampak diluar kendalinya. tersebut dalam perubahan kontrak seperti pada SE Dirjen Bina Marga. Dampak perubahan kontrak yang mengakibatkan perubahan anggaran, perubahan jangka waktu dan pengurangan target dapat membuat tujuan dan manfaat pengadaan untuk organisasi yang ditetapkan KPA tidak terpenuhi. Oleh sebab itu, kewenangan PPK dalam perubahan kontrak dapat mengacu pada SE Dirjen Bina Marga. PPK hanya mempunyai kewenangan melakukan perubahan kontrak untuk pergeseran volume (pekerjaan tambah-kurang) karena perkiraan kuantitas. Untuk perubahan kontrak yang mengakibatkan dampak menyebabkan perubahan anggaran, perubahan jangka waktu dan pengurangan target, maka PPK dapat meminta KPA untuk menugaskan P3K untuk membahas usul perubahan kontrak.

Memperhatikan kompleksnya dampak yang mungkin dihadapi oleh P3K dalam pembahasan usulan kontrak. Maka personil P3K yang ditugaskan oleh PA/KPA memiliki kompetensi dalam kontrak, substansi pekerjaan, keuangan, penganggaran dan memahami pengadaan barang/jasa pemerintah. Sehingga personil P3K dapat disusun oleh PA/KPA dari berbagai bidang/bagian yaitu sebagai berikut :

-   Pengguna akhir, yaitu bagian dari organisasi yang membutuhkan barang/jasa hasil pengadaan dan mengetahui substansi dari pekerjaan. Dengan adanya pengguna akhir dalam P3K, maka target dan waktu pengadaan yang harus dicapai sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir

-    Ahli kontrak atau bagian hukum yang memahami struktur dan mengerti aspek kontrak.

-  Pokja Pemilihan/pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah yang memiliki kompetensi dan kemampuan dalam analisa harga dan melakukan negosiasi serta memahami pengadaan barang/jasa pemerintah.
-  Tenaga  ahli/teknis yang memahami substansi pekerjaan konstruksi yang dilaksanakan untuk memberikan pendapat teknis terhadap usulan perubahan/justifikasi teknis.

Dari berbagai rujukan dan sumber tersebut maka dapat ambil beberapa kesimpulan mengenai P3K sebagai berikut:

1.  P3K adalah Panitia/Pejabat yang diangkat dan ditugaskan oleh PA/KPA/Kepala Satker pada suatu K/L/PD.

2.  P3K sebagai tim teknis dari PA/KPA yang memiliki tugas  untuk melakukan pembahasan usulan perubahan kontrak dari PPK. Usulan perubahan kontrak yang dibahas oleh P3K mencakup hal-hal sebagai berikut:

-    Perubahan kontrak yang mengakibatkan mata pembayaran baru dimana dapat terjadi tanpa perubahan desain atau dengan perubahan desain yang telah disetujui oleh Konsultan Perencanaan.

- Perubahan kontrak yang mengakibatkan perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan.

-      Perubahan kontrak berupa penambahan nilai kontrak yang dapat dipenuhi oleh pagu anggaran kegiatan tersebut atau melakukan pergeseran pagu anggaran dari pagu kegiatan yang lain.

-      Perubahan kontrak yang mengakibatkan perubahan target.

3.    P3K harus memiliki kompetensi dalam kontrak, substansi pekerjaan, keuangan, penganggaran dan memahami pengadaan barang/jasa pemerintah. Sehingga personil dari P3K dapat terdiri dari ahli kontrak/bagian hukum, unit pengguna akhir, bagian keuangan, bagian perencanaan/penganggaran dan pokja pemilihan/pengelola pengadaan.

4.    Pada pekerjaan yang rentan perubahan, PPK sebagai pengendali kontrak dapat mengusulkan/meminta PA/KPA untuk menetapkan P3K sebelum tahap persiapan kontrak. Sehingga P3K dapat diperkenalkan sebagai bagian dari struktur organisasi dalam lingkup pengguna jasa dalam Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak/ Pra Construction Meeting (PCM). P3K  dapat langsung terlibat sejak pemeriksaan bersama awal/MC0, dan melakukan pembahasan usulan perubah kontrak akibat perubahan nilai kontrak dengan mata pembayaran baru, perubahan jadwal pelaksanaan dan/atau perubahan target.

Link Materi :
Slide Presentasi
SE Dirjen BM 02/Se/Bm/2016
Contoh SK
Contoh BA Pembahasan Usulan Perubahan Kontrak
FAQ

 

Video Webinar (Pembahasan)

Video Webinar (Tanya Jawab)

Tulisan lengkap beserta form contoh ini dimuat dalam Buku “Membahas Kontrak Pemerintah” yang di terbitkan oleh Forum Ahli Kontrak Pemerintah (FAKPI). Untuk pemesanan/pembelian buku dapat melalui link berikut sini atau langsung WA/Telp ke Bpk. Reza (0878-1312-1988)