PANDUAN MENYUSUN DUPAK BAGI JFPPBJ (2)

Setelah mengumpulkan bukti pendukung dan menyusunnya dalam folder sesuai dengan artikel pada blog sebelumnya yaitu PANDUAN MENYUSUN DUPAK BAGI JFPPBJ (1). Maka kegiatan selanjutnya  yang akan rekan - rekan lakukan adalah memasukan nilai AK sesuai dengan butir kegiatan dan sub kegiatan pada form DUPAK dalam format excel.

Ikuti juga : "PANDUAN MENYUSUN SKP PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA"

Rekan - rekan fungsional PBJ dalam kegiatannya paling banyak berperan sebagai Pokja ULP. Apabila melihat bukti dukung pada Perka LKPP Nomor 7 Tahun 2014, untuk tiap butir kegiatan yang kita laksanakan dalam pemilihan penyedia harus melampirkan berita acara. Pada kegiatan Pemilihan Penyedia khususnya yang melalui e-Tendering, berdasarkan penyamaan persepsi tim penilai AK LKPP dan DPN IFPI, bukti dukung cukup summary report (SR) yang bersumber dari SPSE. SR sudah mewakili semua bukti dukung untuk semua butir kegiatan dalam pemilihan penyedia. Maka dalam artikel ini saya akan coba membuat rincian AK yang diperoleh dari SR kegiatan tender.

SUMMARY REPORT METODE PRAKUALIFIKASI

 

Dari dua SR tersebut maka kita akan mendapatkan angka kredit dari butir kegiatan Pemilihan Penyedia sebagai berikut :

E.  Penyusunan Dokumen Pengadaan Barang/Jasa

Butir subkegiatan :
1. Melakukan identifikasi tahapan kegiatan pemilihan penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar
2. Menyusun jadwal pemilihan penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar
3. Menyusun persyaratan kualifikasi penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar
4. Melakukan pemilihan dan penetapan metode penilaian kualifikasi penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar
5. Menyusun dokumen penilaian kualifikasi penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar
6. Melakukan persiapan pembukaan dokumen kualifikasi untuk tingkat dasar
7. Melakukan pembukaan dokumen kualifikasi untuk tingkat dasar
8. Menyiapkan penyusunan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan nilai AK dari seluruh butir subkegiatan.

Contoh : Kita memiliki dua SR diatas, maka nilai AK kita adalah AK subbkegiatan dikalikan jumlah SR yang kita miliki.

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :
 

F.  Evaluasi Dokumen Prakualifikasi Penyedia Barang/Jasa 

Butir subkegiatan :
1. Melakukan evaluasi dokumen kualifikasi untuk tingkat dasar
2. Mengumumkan daftar pendek calon penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan nilai AK dari jumlah penyedia yang memasukan dokumen kualifikasi untuk butir subkegiatan 1 dan satu AK dari butir subkegiatan 2.

Contoh : Kita memiliki 2 SR, dengan jumlah penyedia yang memasukan dokumen kualifikasi adalah sebanyak lima penyedia untuk paket 1 dan enam penyedia untuk paket 2 dibawah ini.

Paket 1

 

 Paket 2

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

G.  Pembuatan Pengumuman Pelaksanaan Pengadaan

Butir subkegiatan :

Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan nilai AK dari seluruh butir subkegiatan.

Contoh : Kita memiliki dua SR, maka nilai AK kita adalah AK subbkegiatan dikalikan jumlah SR yang kita miliki.

 Paket 1

Paket 2

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

H.  Penjelasan Dokumen Pengadaan  Barang/Jasa

Butir subkegiatan :
1. Menyiapkan penjelasan pemilihan penyedia barang/jasa           
2. Memberikan penjelasan pemilihan penyedia barang/jasa           
3. Menyusun adendum dokumen pemilihan penyedia barang/jasa

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan nilai AK dari jumlah penjelasan/jawaban pertanyaan dari calon penyedia untuk butir subkegiatan 2 dan satu AK dari butir subkegiatan 1 dan 3.

Contoh : Kita memiliki 2 SR, dengan jumlah penyedia yang memasukan dokumen kualifikasi adalah sebanyak masing - masing dua penjelasan untuk paket 1 dan paket 2 untuk tahap prakualifikasi dan lelang dibawah ini.

Paket 1

Paket 2

 

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

 I.  Pembukaan Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa

Butir subkegiatan :
Butir subkegiatan 1 dan 2 untuk metode satu sampul       
3. Melakukan persiapan pembukaan dokumen penawaran dengan metode 2 (dua) sampul           
4. Melakukan pembukaan dokumen penawaran administrasi dan teknis dengan metode 2 (dua) sampul           
5. Melakukan pembukaan dokumen penawaran harga dengan metode 2 (dua) tahap

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan nilai AK dari jumlah penawaran dari calon penyedia untuk butir subkegiatan 4 dan 5, satu AK dari butir subkegiatan 3.

Contoh : Kita memiliki 2 SR, dengan jumlah penyedia yang memasukan dokumen kualifikasi adalah sebanyak masing - masing 3 dokumen penawaran untuk paket 1 dan paket 2 dibawah ini.

Paket 1

Paket 2

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

J.  Evaluasi Dokumen Penawaran Penyedia Barang/Jasa

Butir subkegiatan : 
Butir subkegiatan1 dan 2 untuk metode satu sampul
3. Menyiapkan dokumen administrasi dan teknis dengan metode dua sampul untuk tingkat dasar
4. Melakukan evaluasi dokumen penawaran administrasi dan teknis dengan metode dua sampul untuk tingkat dasar
5. Melakukan evaluasi dokumen penawaran harga setelah pengumuman peringkat teknis dan masa sanggah dengan metode dua sampul untuk tingkat dasar
6. Menyiapkan dokumen administrasi dan teknis dengan metode dua tahap untuk tingkat dasar
7. Melakukan evaluasi dokumen penawaran administrasi dan teknis dengan metode dua tahap untuk tingkat dasar
8. Melakukan evaluasi dokumen penawaran harga setelah pengumuman peringkat teknis dengan metode dua tahap untuk tingkat dasar

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan nilai AK dari jumlah penawaran dari calon penyedia untuk butir subkegiatan 4 s.d. 8.

Contoh : Kita memiliki 2 SR, dengan jumlah penyedia yang memasukan dokumen kualifikasi adalah sebanyak masing - masing 3 dokumen penawaran untuk paket 1 dan paket 2 dibawah ini.

Paket 1

Paket 2

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

K.  Penetapan dan Pengumuman Pemenang Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Butir subkegiatan : 
Butir subkegiatan 1 untuk metode satu sampul dan sub kegiatan 4 untuk metode pengadaan langsung
2. Menetapkan dan mengumumkan peringkat teknis penyedia barang/jasa dengan metode dua sampul dan dua tahap untuk tingkat dasar
3. Menetapkan dan mengumumkan pemenang pemilihan penyedia barang/jasa setelah dilakukan pembukaan sampul dua dengan metode dua sampul dan dua tahap untuk tingkat dasar

Untuk butir kegiatan ini, dari satu SR kita dapatkan  satu AK dari butir subkegiatan 2 s.d. 3.

Contoh : Kita memiliki 2 SR, dengan 1 paket yang ada penetapan dan pengumuman pemenang serta 1 paket yang tidak ada pemenang karena gugur (tidak lulus ambang batas teknis).

Paket 1

Paket 2

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

 L.  Pengelolaan Sanggahan Peserta Pemilihan Penyedia Barang/Jasa

Butir subkegiatan : 
Menyusun jawaban atas sanggahan prakualifikasi/hasil peringkat teknis/hasil pelelangan untuk tingkat dasar


Untuk butir kegiatan ini, dari satu sanggah dalam SR kita dapatkan satu AK dari butir subkegiatan ini.

Contoh : Kita memiliki 1 sanggah pada SR yang kita miliki sehingga kita mendapat 1 point AK dari kegiatan ini.
 

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

M.  Klarifikasi dan Negosiasi Penawaran Penyedia Barang/Jasa

Butir subkegiatan : 
Melakukan klarifikasi dan negosiasi untuk tingkat dasar

Untuk kegiatan ini, tidak cukup dengan SR saja tetapi juga dengan Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi yang dilakukan secara ofline.

Contoh : Kita memiliki satu Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi sehingga  mendapat 1 point AK dari kegiatan ini.

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :

O.  Pengadaan Barang/Jasa dengan Sistem e-Procurement

Butir subkegiatan : 
1. Menyiapkan penyusunan dokumen pemilihan penyedia barang/jasa dengan sistem e-Procurement untuk tingkat dasar
2. Melaksanakan pemberian penjelasan untuk tingkat dasar
3. Melaksanakan pembukaan penawaran dan evaluasi untuk tingkat dasar
4. Menjawab sanggahan untuk tingkat dasar
Butir 5 hanya untuk PPK


Untuk kegiatan ini merupakan bonus AK buat JFPPBJ, karena mengulang kegiatan-kegiatan diatas. Dimana AK ini khususnya subkegiatan 1 s.d. 4 (subkegiatan 4 untuk PPK), dianggap telah melaksanakan seluruh kegiatannya walaupun tanpa ada sanggah dan pertanyaan dalam pemberian penjelasan.

Contoh : Kita memiliki dua SR sehingga  mendapat AK dari subkegiatan 1 s.4 sebanyak dua kali.

Maka perhitungan AKnya adalah sebagai berikut :
 

Dari kegiatan E s.d. M serta O, dari dua SR kita dapatkan kira - kira 0,5 poin. Arti dari SR satu paket dengan metode prakualifikasi kita dapatkan AK sebanyak 0,25 dari 1 bukti dukung berupa SR ditambah  Berita Acara Klarifikasi dan Negosiasi.

- Berlanjut -

PANDUAN MENYUSUN DUPAK BAGI JFPPBJ (3)

SR METODE PASCAKUALIFIKASI

Read More

PANDUAN MENYUSUN DUPAK BAGI JFPPBJ (1)

Bagi Aparatur Sipil Negara (ASN) yang sudah menduduki jabatan fungsional tertentu khususnya Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (JFPPBJ) seringkali menjadi kendala adalah menyusun Daftar Usulan Angka Kredit (DUPAK). Sebagai pejabat fungsional tentunya hal tersebut menjadi suatu kewajiban, dimana berdasarkan PERMENPANRB Nomor 77 Tahun 2012 tentang Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dan Angka Kreditnya Pasal 31 :

1. Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Pertama, pangkat Penata Muda, golongan ruang III/a sampai dengan Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Madya, pangkat Pembina Tingkat I, golongan ruang IV/b, dibebaskan sementara dari jabatannya, apabila dalam jangka waktu 5 (lima) tahun sejak diangkat dalam jabatan/pangkat terakhir tidak dapat mengumpulkan angka kredit untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi.
2. Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa Madya, pangkat Pembina Utama Muda, golongan ruang IV/c, dibebaskan sementara dari jabatannya apabila setiap tahun sejak menduduki jabatan/pangkat terakhir tidak dapat mengumpulkan paling rendah 20 (dua puluh) angka kredit dari tugas pokok dan pengembangan profesi.
3. Disamping pembebasan sementara sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dan ayat (2), Pejabat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa dibebaskan sementara dari jabatannya apabila:

• diberhentikan sementara sebagai Pegawai Negeri Sipil;
• ditugaskan secara penuh di luar jabatan fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa;
• menjalani cuti di luar tanggungan negara; atau
• menjalani tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan.

Memperhatikan begitu pentingnya penyusunan DUPAK tersebut, terlebih lagi banyak rekan - rekan yang belum terbiasa dalam menyusun bukti pendukung dan dokumen lainnya. Oleh sebab itu untuk membantu rekan-rekan JFPPBJ, melalui blog ini akan membagikan tentang cara penyusunan disertai dengan contoh dokumen pendukungnya. Dimana saya telah mengajukan DUPAK untuk tahun 2015 s.d. 2017 dengan total Angka Kredit (AK) sebanyak 234,749 ke Biro SDM Kemenristekdikti. Berhubung di Kemenristekdikti belum terbentuk tim penilai AK untuk JFPPBJ, maka penilaian dilakukan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) sebagai instansi pembina. Berdasarkan Berita Acara Penilaian Angka Kredit (BAPAK) dari LKPP, total AK yang disetujui adalah 228,845.

Ikuti juga : "PANDUAN MENYUSUN SKP PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA"

Pada kesempatan ini, saya akan bagikan untuk DUPAK Tahun 2015 dimana saya berperan sebagai Admin RUP, Pejabat Pengadaan dan Pokja ULP. Adapun dokumen - dokumen yang harus dilengkapi adalah :

1. DUPAK
2. Surat Pernyataan Telah Melaksanakan Kegiatan (SPMK) Pendidikan/ Perencanaan/ Pemilihan Penyedia/ Manajemen Kontrak/ Pengembangan Profesi/ Penunjang
3. Bukti dukung dan dokumen lainnya berupa Surat Keputusan, Surat Tugas, Formulir/Daftar SIMAK, Summary Report SPSE, dokumen cetak SIRUP yang telah ditandatangani dan lain - lain sesuai dengan Perka LKPP Nomor 7 Tahun 2014 tentang Tata Kerja Tim Penilai dan Tata Cara Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.

Dokumen - dokumen tersebut disusun baik dalam berkas cetak dan file untuk memudahkan tim penilai AK LKPP melakukan pemeriksaaan dan penilai AK. Berikut adalah contoh susunan dokumen dalam bentuk file yang telah saya lakukan untuk mempermudah kita dalam melakukan pengisian nilai pada DUPAK dan tim penilai dalam memeriksa bukti dukung.

• Folder DUPAK berdasarkan tahun.

• Isi folder DUPAK 2015, yang terdiri dari folder bukti dukung untuk tiap unsur seperti unsur Utama/ Penunjang, cover, daftar isi (untuk mempermudah rekapitulasi dan mengecek dokumen), SPMK, perhitungan DUPAK (excel).

• Isi folder unsur Utama yang terdiri dari folder bukti dukung untuk sub unsur Pendidikan/ Perencanaan Pengadaan/ Pemilihan Penyedia dan cover.

• Isi folder sub unsur Pendidikan berupa bukti dukung untuk butir kegiatan B. Pendidikan dan pelatihan fungsional di bidang pengadaan barang/jasa dan memperoleh surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTPP) yaitu sertifikat.

 

 

• Isi folder sub unsur Perencanaan Pengadaan berupa cover, bukti dukung dan surat tugas untuk butir kegiatan D. Penyusunan Rencana Pemaketan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa dan  G. Pengumuman Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa. Dimana yang dihitung sebagai AK adalah jumlah paket yang diumumkan melalui SIRUP. Contohnya di bulan Februari saya melampirkan dokumen cetak SIRUP yang telah ditandatangani KPA, maka AK adalah jumlah paket yang diumumkan (72 paket) dikalikan 0,015 untuk pengumuman dan 0,005 untuk penyusunan.

 

• Isi folder sub unsur Pemilihan Penyedia berupa cover, bukti dukung tiap kegiatan e-Procurement, Pengadaan Langsung dan SPPBJ.

• Isi folder kegiatan E-Procurement dengan bukti dukung kaji ulang berupa dokumen kaji ulang untuk bukti dukung kegiatan A dan B serta sumary report yang dapat digunakan sebagai bukti dukung untuk kegiatan huruf E s.d. O kecuali huruf N pada Pemilihan Penyedia.

 

• Isi folder kegiatan form kaji ulang berupa Berita Acara Kaji Ulang Lelang, disini saya menyusun berdasarkan bulan tetapi kurang efektif. Pada DUPAK tahun 2016 saya buat dalam bentuk sub kegiatan untuk lebih mudah menghitung AK yaitu : 1) Mengkajiulang paket-paket untuk dokumen pemilihan penyedia barang/jasa untuk tingkat dasar; dan 2) Membuat perubahan terhadap paket-paket pekerjaan pengadaan barang/jasa untuk tingkat dasar.

 

• Form kaji ulang berupa Berita Acara Kaji Ulang Lelang yang saya ajukan untuk kegiatan Pemeriksaan Dokumen Spesifikasi Barang/Jasa, berdasarkan hasil penilaian LKPP tidak dapat dipenuhi dengan dokumen tersebut. Harus dilengkapi dengan SIMAK/Formulir Pemeriksaan Spesifikasi Teknis/KAK. 

• Isi folder Summary Report LPSE, disini saya menyusun berdasarkan bulan tetapi kurang efektif. Pada DUPAK tahun 2016 saya buat dalam bentuk sub kegiatan untuk lebih mudah menghitung AK yaitu untuk pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, barang dan jasa lainnya. Karena ada perbedaan nilai AK dalam subkegiatan seperti metode evaluasi dan kualifikasi. 

 

• Isi folder kegiatan Pengadaan Langsung dengan bukti dukung berupa Surat Keputuan sebagai Pejabat Pengadaan, daftar isi, cover dan bukti dukung berupa Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung dan Penetapan Pemenang. Bukti ini dapat digunakan sebagai penghitungan AK kegiatan huruf E s.d. M kecuali huruf F dan L pada Pemilihan Penyedia. Sama seperti diatas sebaiknya tidak di pisah berdasarkan bulan tetapi jenis pengadaan untuk mempermudah penghitungan AK seperti di atas.

  

• Isi folder kegiatan SPPBJ dengan bukti dukung berupa Surat Tugas dari PPK, daftar isi, cover dan bukti dukung berupa dokumen SPPBJ. Bukti ini dapat digunakan sebagai penghitungan AK kegiatan huruf N pada Pemilihan Penyedia. Sama seperti diatas sebaiknya tidak di pisah berdasarkan bulan, cukup urutkan sesuai pemberian nama filenya saja untuk mempermudah perhitungan AK.

• Isi folder sub unsur Penunjang berupa bukti dukung sertifikat seminar/pelatihan untuk butir kegiatan C. Peran serta dalam seminar/lokakarya/konferensi di bidang pengadaan barang/jasa sebagai peserta dan bukti dukung berupa kartu anggota Profesi untuk butir kegiatan E. Keanggotaan dalam organisasi profesi di bidang pengadaan barang/jasa pada sub kegiatan Berperan aktif sebagai anggota organisasi profesi, setiap tahun (Nasional) 

 

Berikut adalah dokumen contoh untuk bukti dukung di atas :

1. Penetapan Angka Kredit (PAK)
2. Surat Usulan Penetapan Angka Kredit
3. DUPAK (excel 2015 2016 2017, pdf 2015 2016 2017)
4. Formulir isian DUPAK (Pertama, Muda, Madya)
5. SPMK (Pendidikan/ Perencanaan/ Pemilihan Penyedia/ Manajemen Kontrak/ Pengembangan Profesi/ Penunjang)
6. Surat tugas admin SIRUP
7. Surat tugas membantu PPK (disarankan sesuai dengan butir kegiatan di Perka LKPP Nomor 14 Tahun 2012)
8. Berita Acara Kaji Ulang
9. Pengembangan Profesi (SOP/ Artikel Majalah)
10. Berita Acara Pengadaan Langsung (sesuai dengan format masing - masing pejabat pengadaan dan K/L/PD)
11. Summary Report LPSE (sesuai pada aplikasi SPSE)

Pembahasan tentang tata cara penilaian DUPAK berdasarkan bukti dukung akan dibahas di artikel selanjutnya :

1. Summary Report untuk tender melalui prakualifikasi 
2. Summary Report untuk tender melalui pascakualifikasi
3. e-Purchasing
4. Berita Acara Pengadaan Langsung 

Read More